Как рассчитать зарплату и налоги с неё
29 мая 2026 · Финансы Бизнеса
Зарплата сотрудника — это не одна цифра, а сразу три разные суммы: сколько человек видит в договоре, сколько получает на карту и во сколько он реально обходится бизнесу. Разница между ними — это НДФЛ и страховые взносы. Разберём по шагам, как всё считается, на понятном примере.
Три «зарплаты», которые важно не путать
- Оклад (начислено, gross) — сумма «на бумаге», которая прописана в трудовом договоре и штатном расписании.
- На руки (net) — то, что сотрудник получает на карту после удержания НДФЛ.
- Стоимость сотрудника — оклад плюс страховые взносы, которые работодатель платит сверх зарплаты. Это реальная нагрузка на бизнес.
Ключевая мысль: НДФЛ платит работник — его удерживают из оклада, а страховые взносы платит работодатель из своих денег, поверх оклада.
Шаг 1. Оклад и начисления
Начинаем с оклада. Если сотрудник отработал полный месяц, берём полный оклад. При неполном месяце (болезнь, отпуск, приём в середине месяца) оклад делят на норму рабочих дней и умножают на фактически отработанные. К окладу могут добавляться премии, надбавки и районные коэффициенты — всё это входит в базу для налогов.
Шаг 2. НДФЛ — налог с дохода работника
НДФЛ удерживают из начисленной зарплаты и перечисляют в бюджет: работодатель выступает налоговым агентом. С 2025 года в России действует прогрессивная шкала — базовая ставка для большинства зарплат составляет 13%, а для высоких доходов она растёт (15%, 18%, 20%, 22%) по мере превышения годовых порогов. Конкретные пороги и повышенные ставки периодически меняются, поэтому их стоит сверять на текущий год.
Уменьшить НДФЛ помогают налоговые вычеты — например, стандартные вычеты на детей. Они применяются к базе до расчёта налога; суммы вычетов тоже время от времени пересматривают.
Пример: при окладе 100 000 ₽ и ставке 13% НДФЛ составит 13 000 ₽ — значит, на руки работник получит 87 000 ₽.
Шаг 3. Страховые взносы — расход работодателя
Сверх оклада работодатель платит страховые взносы. Большая часть — это единый тариф, который покрывает пенсионное, медицинское и социальное страхование. Механика такая:
- до определённого лимита годового дохода (единая предельная база) взносы считаются по основному тарифу — 30%;
- с суммы дохода сверх лимита — по пониженному тарифу;
- отдельно платятся взносы «на травматизм» — их ставка зависит от класса профриска (обычно доли процента, но для опасных отраслей выше).
Предельная база каждый год индексируется, поэтому её значение нужно проверять перед расчётом.
Льгота для малого и среднего бизнеса (МСП)
Раньше пониженный тариф действовал почти для всех компаний из реестра МСП. С 2026 года его оставили только для приоритетных отраслей: основной вид деятельности должен входить в правительственный перечень (растениеводство, производство, ИТ, наука, образование и другие), а доля доходов от него — быть не меньше 70%. Для обрабатывающих производств ставка ещё ниже.
Работает льгота так: часть зарплаты в пределах 1,5 МРОТ облагается взносами по основному тарифу (30%), а всё, что сверх 1,5 МРОТ, — по ставке 15% (для обрабатывающих производств — 7,6%). Это ощутимо снижает нагрузку на зарплатах заметно выше минималки. МРОТ, порог и перечень льготных отраслей время от времени пересматривают, поэтому и право на льготу, и цифры стоит сверять с актуальными правилами.
Сравним взносы с окладом 100 000 ₽ при МРОТ 2026 года — 27 093 ₽ (полтора МРОТ — около 40 640 ₽):
| Способ расчёта | Формула | Взносы в месяц |
|---|---|---|
| Обычный тариф | 100 000 × 30% | 30 000 ₽ |
| Льгота МСП | 40 640 × 30% + 59 360 × 15% | ≈ 21 096 ₽ |
Разница — почти 9 000 ₽ в месяц на одном сотруднике, или больше 100 000 ₽ в год.
Шаг 4. Считаем полную стоимость сотрудника
Теперь собираем всё вместе. Полная стоимость = оклад + страховые взносы. Работник при этом получает оклад минус НДФЛ.
| Показатель | Сумма (пример, тариф МСП) |
|---|---|
| Оклад (начислено) | 100 000 ₽ |
| НДФЛ 13% (удерживается) | −13 000 ₽ |
| На руки работнику | 87 000 ₽ |
| Страховые взносы (сверх оклада) | +21 096 ₽ |
| Стоимость сотрудника для бизнеса | ≈ 121 096 ₽ |
Получается, что «зарплата 87 000 на руки» на самом деле стоит компании около 121 000 ₽ в месяц. Разрыв между тем, что видит работник, и тем, что платит бизнес, — примерно 39%. Это важно закладывать в финмодель и себестоимость продукта.
Как быстро посчитать без ошибок
Считать вручную каждый месяц долго и рискованно: легко ошибиться в вычетах, лимитах и льготах. Прикинуть суммы можно в калькуляторе налогов с зарплаты, а понять, во сколько обходится ведение учёта под ваш штат, — в калькуляторе стоимости бухобслуживания.
Когда сотрудников больше одного, зарплатные налоги проще не держать в Excel, а вести системно. Мы берём это на себя в рамках бухгалтерского обслуживания, а если учёт нужно выстроить с нуля — поможем на этапе построения учёта.
Частые ошибки в расчётах
- считают, что взносы «вычитаются» из зарплаты работника — нет, это отдельный расход работодателя;
- не проверяют право на льготу МСП — с 2026 года она доступна не всем отраслям;
- не отслеживают лимиты (предельную базу и годовые пороги НДФЛ) и применяют не ту ставку;
- не закладывают полную стоимость сотрудника в цену продукта.
Не хотите разбираться в ставках, лимитах и льготах вручную? Оставьте заявку на бесплатную консультацию — рассчитаем реальную стоимость ваших сотрудников, подскажем, положена ли вам льгота МСП, и возьмём зарплатный учёт на себя.